Hvordan konvertere Excel (XLSX og XLS) til PDF-format

Det er mange måter å konvertere en Excel-fil til PDF-format. En grunn til å gjøre denne typen konvertering er slik at Excel-filen er mer behagelig å åpne og lese på andre datamaskiner, telefoner og nettbrett, alt uten å måtte ha et regnearkprogram eller en app installert.

I tillegg krever Excel-filer et bestemt program for å lese og redigere dem, så det kan være vanskelig å dele slike dokumenter med folk som ikke har den nødvendige programvaren. PDF-formatet er imidlertid mye mer allestedsnærværende, så lenge det er en PDF-visning installert på datamaskinen, kan du se filen uten behov for en regnearkvisning / redigeringsprogram.

Excel-filer som forblir i XLSX- eller XLS-formatet kan redigeres 100% med Excel eller et annet lignende regnearkprogram (f.eks. OpenOffice Calc og LibreOffice Calc), men PDF-filer er det ikke. Selv om det er PDF-redaktører tilgjengelig, fungerer de vanligvis ikke så godt som å redigere råfilen.

Microsoft Excel

Hvis du jobber med Excel-dokumenter, er det en god sjanse for at du allerede har Excel på datamaskinen. I så fall kan du enkelt konvertere XLS til PDF, eller den nyere XLSX til PDF.

Disse instruksjonene gjelder Excel-versjonene 2019, 2016, 2013, 2010 og Excel for Microsoft 365.

Eksport på en Windows-PC

Windows-brukere kan konvertere Excel-dokumenter til PDF gjennom Eksport Meny:

1. Åpne filet > Eksport menyen.

2. Velg Lag PDF / XPS.

3. Dobbeltsjekk det PDF (* .pdf) er valgt ved siden av Lagre som type. Det andre alternativet er å lage en XPS-fil.

   

   Konvertere en Excel-fil til PDF (Windows).

   Du kan eventuelt bruke denne tiden før du lager PDF-filen for å aktivere eller deaktivere noen avanserte alternativer. Gå inn til alternativer i lagre dialogboksen for å gjøre ting som å eksportere bare bestemte sider til PDF, eksportere alle regnearkene og mer.

4. Velg Publiser for å lagre Excel-filen i PDF.

Eksporterer på en Mac

Hvis du bruker en Mac-datamaskin, kan du lage en PDF fra en Excel-fil gjennom Lagre som menypost.

1. Gå til filet > Lagre som for å åpne en popup-boks for lagring av Excel-dokumentet.

2. Ved siden av Filformat, nederst i vinduet PDF.

   

   Konvertere en Excel-fil til PDF (Mac).

   Legg merke til alternativene rett under rullegardinlisten for formatvalg. Du kan velge Arbeidsbok or Sheet å konvertere enten hele arbeidsboken til PDF (alle arkene som har data i seg) eller bare arket som er åpent akkurat nå.

3. Plukke ut Spar for å konvertere Excel-filen til PDF på din Mac.

Online omformere

Et annet alternativ for å lagre Excel som PDF er å bruke en filkonverterer. Siden XLS- og XLSX-filer er dokumenter, kan du bruke en gratis dokumentfilkonverterer.

Det er til og med noen online Excel til PDF-omformere som gjør det enda enklere å lagre Excel-dokumenter i PDF-format, og siden de fungerer med en hvilken som helst nettleser, kan de konvertere Excel til PDF på ethvert operativsystem.

Noen av favorittene våre inkluderer Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF og Online2PDF.

En annen vi liker, vist nedenfor, er FileZigZag. Last opp Excel-filen dit og velg PDF som utdataformat. Plukke ut Start Konvertering for å konvertere Excel-filen til PDF og få nedlastingskoblingen.

Bruke FileZigZag til å konvertere XLSX til PDF online.

'Skriv ut' til PDF

Hvis du ikke har Excel installert, kan du fortsatt lagre XLSX- eller XLS-filen i PDF med Microsofts gratis Excel Viewer-program. Siden Excel Viewer bare er en Excel-filvisning (ikke redaktør), må du imidlertid installere et annet program sammen med det for å få det til å støtte PDF-konverteringen.

En måte er med en gratis PDF-skriver. PDF-skrivere fungerer ved å la deg 'skrive' ut dokumentet til PDF, som er en enkel måte å sende Excel-filen til PDF-omformeren, hvoretter programmet lagrer den i PDF-format.

1. Åpne Excel Viewer og velg Excel-filen du vil konvertere til PDF.

2. Bruk knappen øverst til venstre i programmet for å velge Skrive ut.

3. Endre skriveren fra rullegardinmenyen ved siden av Navn å være PDF-skriveren du installerte.

   

   Bruke MS Excel Viewer med Foxit Reader PDF-skriver for å konvertere XLSX til PDF.

   I vårt eksempel kan vi velge Foxit Reader PDF-skriver fra rullegardinmenyen.

4. Gjør eventuelle andre endringer du ønsker i utskriftsinnstillingene, for eksempel å skrive ut et bestemt antall sider, og velg deretter OK for å starte PDF-skriverprogramvaren, Foxit Reader i dette tilfellet.

   Noen PDF-skrivere åpner programmet med ytterligere instruksjoner, og andre lagrer PDF-filen uten andre instruksjoner.

5. Det er det - du har opprettet en PDF-fil fra Excel-dokumentet!