Hvordan dele mapper og samarbeide ved hjelp av Google Drive

Google Drive er flott for samarbeid med kolleger om et prosjekt. Det gir finjustert kontroll over hvem som kan se filene dine og hva de kan gjøre med dem. Samarbeidspartnere kan foreslå redigeringer, skrive kommentarer og mye mer.

Hvordan legge til samarbeidspartnere i et Google Drive-dokument

Med Google Drive kan du legge til samarbeidspartnere for å enten se eller redigere dokumentene dine. Dette er hvordan:

1. Åpne Google Disk, og åpne deretter filen du vil dele.

2. Plukke ut Dele (den ligger i øvre høyre hjørne av dokumentet).

   

3. Skriv inn e-postadressene til personene du vil legge til som samarbeidspartnere.

4. Velg Rediger rullegardinpilen og velg om samarbeidspartnere kan redigere, kommentere eller se dokumentet.

   

5. Du kan også velge Avansert lenke og velg å forhindre redaktører i å endre tilgang og legge til nye personer eller å deaktivere utskrifts- og nedlastingsalternativer.

   

6. Plukke ut Ferdig for å lukke vinduet.

Hvordan dele en mappe i Google Disk

Deling av en hel mappe med samarbeidspartnere fungerer på samme måte som å dele et enkelt dokument. Velg mappen du vil dele i Google Disk, åpne deretter rullegardinmenyen og velg Dele. Følg trinn 2-6 ovenfor.

Når du har delt en mappe, arver hvert dokument eller fil som er plassert i den mappen de samme delingsrettighetene. Det er noe ganske kraftig samarbeid, men nå som Google Docs også er Google Drive, blir det komplisert. Ser du, hver fil kan bare eksistere i en mappe, men folk som deler redigeringsrettigheter, kan flytte filer rundt.

Filer kan bare eksistere i en mappe

Hvis du bruker Google Drive desktop-app, er det fristende å flytte en delt fil til Min Drive eller en annen mappe, enten for å organisere eller få tilgang til den på Google Drive-mappen på skrivebordet. Fordi en fil bare kan eksistere i én mappe, betyr det at du flytter en fil ut av en delt mappe at du flytter filen ut av andres delte mappe. Å flytte en delt mappe til Min stasjon betyr at du slutter å dele den med alle. 

Hvis du ved et uhell flytter en fil ut av en delt mappe, flytter du den tilbake, og alt blir gjenopprettet. 

Hvis du eller noen du samarbeider med ved et uhell flytter en delt mappe til en annen mappe på Min stasjon, får du en advarsel og du får en melding som forteller deg hva du gjorde og gir deg muligheten til å angre den. Hvis du ignorerer begge advarslene, må du dele mappen igjen for å gjenopprette innstillingene. Hvis du jobber med en organisasjon, må du sørge for at alle kjenner disse reglene, og at du deler dokumenter med folk du stoler på å overholde disse reglene.