Hvordan lage og bruke en ZIP-fil

Den beste måten å sende flere filer via e-post er å bruke en ZIP-fil. ZIP-filer er som mapper der innholdet er komprimert til en størrelse som passer for et e-postvedlegg. Det er to trinn i denne prosessen: (1) opprette ZIP-filen og (2) sende den. Du kan sende den via hvilken som helst e-postklient, enten offline som Microsoft Outlook eller Mozilla Thunderbird, eller online som Gmail eller Yahoo Mail.

Hvis du ofte prøver å sende store vedlegg og til slutt må lage ZIP-filer for å komprimere dem, bør du vurdere å bruke en skylagringstjeneste i stedet. Disse tjenestene kan vanligvis håndtere mye større filer enn hva den gjennomsnittlige e-postleverandøren støtter.

Hvorfor komprimering gir mening

De fleste e-postprogrammer har en grense for hvor stor hver melding kan være, inkludert hovedtekst og topptekst, pluss eventuelle vedlegg. Hvis du overskrider grensen, for eksempel når du sender flere store vedlegg samtidig, kan du ikke sende meldingen, eller du må sende flere meldinger for å skille vedleggene.

Men hvis du komprimerer filene dine til en ZIP-fil, tar de mindre plass, slik at du fortsatt kan sende filene du ønsker med bare en e-postmelding. Mange dokumenter kan komprimeres til så lite som 10% av originalstørrelsen. Som en ekstra bonus, kombinerer flere filer i en ZIP-fil dem alle pent i et enkelt vedlegg.

Hvordan lage en ZIP-fil

Det er mange måter å lage en ZIP-fil på, og prosessen er forskjellig for hvert operativsystem. Her er en måte å lage en ZIP-fil i Windows.

1. Høyreklikk på et tomt rom på skrivebordet ditt og velg Ny > Komprimert (zippet) mappe.

   

2. Gi ZIP-filen det du vil. Dette navnet vises når du sender ZIP-filen som et vedlegg.

   

3. Dra og slipp filene og / eller mappene du vil ha med i ZIP-filen. Elementene kan omfatte tekstdokumenter, bilder, videoer, musikkfiler eller noe annet du vil sende.

   

4. ZIP-filen er nå klar for sending.

En annen metode for å lage ZIP-filer er å bruke et filarkivprogram som 7-Zip eller PeaZip.

Hvordan sende en ZIP-fil på e-post

Nå kan du legge ved ZIP-filen til en e-postmelding. Siden det å lage en ZIP-fil er en unik prosess for hvert system, har hver e-postklient sin egen metode for å sende dem. Å sende en ZIP-fil via e-post innebærer imidlertid nøyaktig samme trinn som å sende en fil via e-post. Så hvis du vet hvordan du for eksempel sender et Word-dokument som vedlegg, følger du nøyaktig samme trinn for å sende en ZIP-fil.

Som bare et eksempel på spesifikke trinn, her er hvordan det gjøres i Gmail.

1. Skriv e-postmeldingen din som normalt. Velg nederst i komposisjonsvinduet Legg til filer (bindersikonet).

   

2. Velg ZIP-filen fra harddisken din.

   

3. Nederst i komposisjonsvinduet ser du navnet på ZIP-filen din. Plukke ut Sende.

   

4. Mottakeren din vil se ZIP-filen som et vanlig vedlegg.