Bruk inngangsskjemaer for tilgang til å angi og endre data

En Access-database består av en eller flere tabeller som inneholder relatert informasjon. Når du har opprettet en tom database, kan du jobbe deg gjennom alle tabellene for å fylle dem med informasjon.

Dette kan imidlertid bli kjedelig og forvirrende. Det er vanskelig å følge forholdet mellom data i tabeller mens du prøver å legge inn data. Inngangsskjemaer for tilgang er et verdifullt verktøy for dette. Du kan designe inngangsskjemaer slik at du kan legge inn data i et logisk format

La oss starte med å lage noen enkle tabeller, og deretter bygge et Access-inngangsskjema på toppen av disse.

Instruksjonene i denne artikkelen gjelder Access 2019, Access 365, 2016, 2013 og 2010 med mindre annet er oppgitt.

Opprette tabeller i Access

Før du kan opprette et Access-inngangsskjema, må du opprette noen få tabeller som skjemadataene dine vil gå inn i.

Microsoft Access er flott for små bedrifter. Så for dette eksemplet oppretter du en Access-database for å spore salgsinformasjon.

Denne databasen vil inneholde informasjon om selgerne dine, månedlige salg og månedlige utgifter.

Slik bygger du tabellen din i Access:

1. Start en ny database i Access. Du ser en tom Tabell1.

   

2. Velg Klikk for å legge til, og legg til fem felt. Lag en kort tekst, en lang tekst, ett stort tall, en kort tekst og to valutafelt.

   

3. Høyreklikk på hvert felt, velg Gi nytt navn til felt og skriv det nye feltnavnet. Gi hvert felt navn på selger, adresse, telefonnummer, måned, salg og utgifter.

   

4. Når du har endret navn på alle feltene, er du klar til å gå videre til neste trinn.

Nå som tabellen din er klar for data, er det på tide å lage et skjema for å legge inn alle dataene.

Feltet med stort antall er bare tilgjengelig i Access 2019 eller senere versjoner. I tidligere versjoner av Access må du bruke et strengfelt for å registrere data som et telefonnummer.

Lag et skjema for tilgangsinngang

Du begynner med å lage et enkelt skjema som lar deg jobbe med Tabell1-tabellen.

Her er en trinnvis prosess for å lage ditt nye inndatasskjema:

1. Velg Opprett i menyen, og velg Formveiviser.

   

2. Velg >> for å velge alle feltene i tabellen.

   

3. Velg neste-knappen for å fortsette.

4. Velg skjemaoppsettet du vil ha. Justified er et godt, attraktivt utgangspunkt. Husk at dette bare er et utgangspunkt. Du kan endre utseendet på skjemaet senere i prosessen.

   

5. Velg neste-knappen for å fortsette.

6. Gi skjemaet en tittel, og velg deretter alternativknappen for å åpne skjemaet i dataregistreringsmodus eller layoutmodus.

   

7. Velg Finish-knappen for å generere skjemaet ditt.

Bruke skjemaet

Når du har opprettet skjemaet, kan du samhandle med det som du ønsker.

Layoutvisningen lar deg tilpasse utseendet til bestemte felt og selve skjemaet. Datainnføringsvisningen lar deg samhandle med skjemaet og angi data.

Slik fungerer skjemaet:

• Bruke > og < for å gå fremover og bakover gjennom platesettet.
• > -knappen oppretter automatisk en ny plate på slutten av gjeldende platesett.
• I Søk-feltet kan du finne spesifikke elementer i tabellen din.
• Bruk gå til i Hjem menyen for å gå frem og tilbake gjennom tabelloppføringene. Du kan også gå til første eller siste plate, eller opprette en ny.

Nå som du har opprettet dette første skjemaet, er du klar til å begynne å legge inn data.

Prøv å leke med formdesignet. Siden skjemaer er det området i Access-databasen du ser og bruker mest, er det viktig at skjemaet er utformet godt.

Få tilgang til inngangsskjema for dataregistrering

Nå som du har opprettet et skjema for tabellen din, er du klar til å begynne å skrive inn data.

Fordelen med å bruke det nye inngangsskjemaet for tilgang er at du ikke trenger å finne individuelle felt i tabellen for å legge inn dataene. Når du setter inn data i ett felt, kan du bare velge Tab på tastaturet for å gå til neste felt.

Når du trykker på Tab-tast inn det siste feltet, vil den lagre den siste posten du redigerte i tabellen og flytte til neste tomme post.

Bruk det nye inngangsskjemaet for å legge inn noen få poster i tabellen.

Du vil se at bare ved å skrive inn skjemadata og trykke på fanen, kan du raskt legge inn mange poster i tabellen uten mye anstrengelse.

Som du ser, er det mye raskere å legge inn data ved hjelp av et Access-inngangsskjema enn å prøve å legge inn data direkte i en Access-tabell.

Endring av tabelldata

I tillegg til å legge til nye data i en tabell, kan du med et inngangsskjema for Access også endre data som allerede er i en tabell.

Slik fungerer det:

1. Bla frem og tilbake gjennom poster ved hjelp av < og > ikoner, eller bruke Søk-felt for å søke etter data i hvilket som helst felt i tabellen.

   

2. Velg Spar i Records-gruppen i Hjem-menyen. Eller du kan trykke på tab i det siste skjemafeltet. Begge disse alternativene lagrer endringen.

3. Bruk > -ikon med en stjerne til høyre for å hoppe umiddelbart for å legge inn en ny plate uansett hvilken plate du ser på for øyeblikket.

   

4. Når du har nok data, kan du begynne å legge til og koble til nye tabeller og lage nyttige rapporter.

Microsoft Access er et veldig kraftig verktøy for å spore alt fra et personlig bokbibliotek til hele din lille bedrift. Skjemaer gir deg mye lettere tilgang til alle dataene du har lagret i Access-tabellene.