Hvordan bruke koblet tekst for å oppdatere Word Docs

Det kan være tidkrevende å oppdatere den samme teksten over flere Word-dokumenter, spesielt hvis du har flere dokumenter å redigere. MS Word inneholder en hendig lenkefunksjon som gjør denne prosessen enkel. Slik kobler du et Word-dokument til et annet Word-dokument.

Instruksjonene i denne artikkelen gjelder for Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 og Word 2010.

Forståelse av sammenkobling

Kobling er nyttig hvis teksten er den samme i alle dokumentene, og når teksten må oppdateres. Dette er et veldig spesifikt scenario, men det kan spare mye tid.

For eksempel 20 Microsoft Word-dokumenter som er satt opp til å skrive ut 20 ark med adresselapper, og hver side har dusinvis av etiketter. Hvis adressene i disse 20 Word-dokumentene må oppdateres i fremtiden, må du ikke oppdatere hvert dokument manuelt. Lag i stedet et eget dokument som viser adressene. Deretter kobler du de 20 dokumentene til den ene siden med adresser, slik at når du oppdaterer en adresse, oppdateres også ethvert dokument som lenker til den.

Et annet eksempel er når flere Word-dokumenter inkluderer navn og kontaktinformasjon for en nyansatt ansatt, og disse dokumentene blir gitt til hver nyansatte. I stedet for å skrive inn denne informasjonen i hvert dokument, sett inn en lenke til et dokument som inneholder den ansattes informasjon. På denne måten er deres kontaktinformasjon alltid riktig og formatert på samme måte i hvert dokument.

Denne typen tekstlenking er ikke den samme som hyperkoblinger som åpner websider eller andre filer når du klikker på dem.

Hvordan sette inn en tekstlenke i Word

Bruk tekstlenker til å erstatte tekst på tvers av flere Word-dokumenter samtidig. Tekstkoblinger er nyttige når du setter inn den samme tekstblokken i flere dokumenter, og denne teksten må oppdateres på et tidspunkt.

1. I et nytt Microsoft Word-dokument, skriv inn teksten du skal koble til fra de andre dokumentene. Formater den slik du vil at den skal vises i dokumentene. For eksempel kan dette dokumentet inneholde de 20 adressene eller kontaktinformasjonen til en ny ansatt ansatt.

2. Lagre filen for å generere lenken. Lagre filen hvor som helst og noter denne plasseringen.

   If du flytter filen som inneholder teksten, setter inn en oppdatert lenke til teksten i alle de koblede dokumentene.

3. Marker teksten du vil knytte sammen.

4. Høyreklikk eller trykk og hold den valgte teksten, og velg deretter Kopier.

   Trykk på for å bruke tastaturet Ctrl + C på en PC eller Command + C på en Mac.

   

5. I dokumentet som skal inneholde koblet tekst, plasserer du markøren der du vil at den koblede teksten skal gå.

   Plasseringen til den koblede teksten kan endres senere, akkurat som når du flytter tekst.

6. Gå til Hjem Kategorien, velg Pasta rullegardinpilen og velg lim inn.

   

7. på lim inn dialogboksen, velg Lim inn kobling.

8. For å lime inn den koblede teksten nøyaktig slik den vises i originaldokumentet, velg Formatert tekst (RTF).

   

9. Plukke ut OK.

10. Gjenta denne prosessen så mange ganger du trenger for hvert dokument du vil koble til originalteksten.