Utfør en Microsoft Word Mail Merge From Excel

Sammenslåings funksjonen i Microsoft Word og Excel forenkler prosessen med å sende det samme dokumentet - men med personlige endringer - til flere mottakere. I en post fusjon kombineres ett dokument (for eksempel et brev) med et datakilde dokument, for eksempel et regneark. Slik gjør du det.

Instruksjonene i denne artikkelen gjelder for Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 og Word 2010.

Forbered dataene for utskrifts fletting

Word-flettings funksjonen fungerer sømløst med data fra Excel. Mens du kan opprette en datakilde i Word, er alternativene for bruk av disse dataene begrenset. Hvis du har adresseliste data i et regneark, er det ikke nødvendig å skrive inn informasjonen på nytt i Words datakilde.

Du kan bruke hvilket som helst Excel-regneark i en Word-flette funksjon uten spesiell forberedelse. Men for å unngå feil i post fusjonsprosessen, er det en god ide å organisere dataene i regnearket.

Sørg for at endringene du skal gjøre i regnearket er fullført før du begynner utskrifts flettingen. Når sammenslåingen har startet, kan eventuelle endringer føre til feil med flettingen.

Organiser regneark dataene

Organiser Excel-adresseliste dataene i rader og kolonner. Tenk på hver rad som en enkelt post og hver kolonne som et felt du skal sette inn i dokumentet.

Legg alle data på ett ark: Dataene på adresselisten du har tenkt å bruke til sammenslåingen av post, må være på ett ark. Hvis det er spredt over flere ark, kan du kombinere arkene eller utføre flere e-post fusjoner. Sørg også for at arkene er tydelig navngitt, da du må velge den du har tenkt å bruke uten å kunne se den.
Opprett en topptekst rekke: Lag en overskrifts rad for arket du har tenkt å bruke til utskrifts flettingen. En topp rad er en rad som inneholder etiketter som identifiserer dataene i cellene under den. For å gjøre det enkelt for Excel å skille mellom data og etiketter, bruk fet tekst, celle grenser og celle skygge som er unike for overskrifts raden. Forsikre deg også om at overskriftene du velger samsvarer med navnene på flette feltet, noe som også vil gjøre det mindre sannsynlig at det vil oppstå feil.
Formater numeriske data riktig: Forsikre deg om at ting som gate numre og postnummer er riktig formatert slik de skal vises når flettingen er fullført. Feil formatering av tall kan forårsake feil i sammenslåingen.

Hvordan spesifisere mottakerlisten for post fusjon

Slik knytter du det forberedte Excel-regnearket som inneholder adresselisten din til Word-dokumentet:

I Word åpner du dokumentet du vil bruke som mal for fletting. Dette kan være et nytt dokument eller et eksisterende dokument. Plukke ut utsendelser > Start utskrifts fletting.
Velg typen sammenslåing du vil kjøre. Alternativene dine er:
- Letters
- E-postmeldinger
- Konvolutter
- Letters
- Directory
Hvis du foretrekker det, kan du også bruke veiviser for utskrifts fletting for å opprette en fletting. For dette eksemplet går vi gjennom trinnene for å opprette en post fusjon manuelt.
Deretter går du til utsendelser Fanen og velg Velg Mottakere > Bruk en eksisterende liste.
Naviger til og velg Excel-filen du forberedte for flette, og velg deretter Åpen.
Hvis Word ber deg, velg Ark1 $ > OK.

Hvis Excel har kolonneoverskrifter, velger du Første rad med data inneholder kolonneoverskrifter merk av i boksen.

Opprett eller rediger dokumentet for utskrifts fletting

Med Excel-regnearket ditt koblet til utskriftsflettedokumentet du oppretter i Word, er det på tide å redigere Word-dokumentet.

Du kan ikke gjøre endringer i datakilden din i Excel for øyeblikket. For å gjøre endringer i dataene, lukk dokumentet i Word før du åpner datakilden i Excel.

Sett inn flette felt i dokumentet

Velg i Word utsendelser > Sett inn flette felt for å hente informasjon fra regnearket til dokumentet. Velg feltet du vil legge til (fornavn, etternavn, by, stat eller annet), og velg deretter innfelt.

Vis dokumenter for utskrifts fletting

Word overfører ikke formatering fra datakilden når du setter inn flette felt i et dokument. Hvis du vil bruke formatering som kursiv, fet eller understreket, gjør du det i Word.

Når du ser på dokumentet med felt, velger du dobbelt pilene på begge sider av feltet der du vil bruke formateringen. Når du ser på de sammenslåtte dataene i dokumentet, markerer du teksten du vil endre.

Eventuelle formateringsendringer blir gjennomført gjennom alle de sammenslåtte dokumentene, ikke bare flette dokumentet du endret det i.

Forhåndsvis de sammenslåtte dokumentene

For å forhåndsvise de sammenslåtte dokumentene, gå til utsendelser > Forhåndsvisning av resultater. Denne knappen fungerer som en vippebryter, så hvis du vil gå tilbake til å bare vise feltene og ikke dataene de inneholder, trykk på den igjen.

Naviger gjennom de sammenslåtte dokumentene ved hjelp av knappene i kategorien Sendinger. De er fra venstre til høyre: Første plate, Forrige post, Gå til Record, Neste post, og Siste plate.

Før du slår sammen dokumentene, må du forhåndsvise dem alle, eller så mange du kan, for å bekrefte at alt er slått sammen riktig. Vær spesielt oppmerksom på tegnsetting og avstand rundt de sammenslåtte dataene.

Fullfør utskriftsflettingsdokumentet

Når du er klar til å slå sammen dokumentene, har du to valg:

Skriv ut dokumenter: Slå sammen dokumentene til skriveren. Hvis du velger dette alternativet, sendes dokumentene til skriveren uten noen endringer. Velg dette for å gjøre dette utsendelser > Fullfør og slå sammen > Skriv ut dokumenter.
Rediger individuelle dokumenter: Hvis du trenger å tilpasse noen av eller alle dokumentene (et alternativ er å legge til et notat felt i datakilden for personlige notater) eller gjøre andre endringer før du skriver ut, kan du redigere hvert enkelt dokument. Velg dette for å gjøre dette utsendelser > Fullfør og slå sammen > Rediger individuelle dokumenter.

Uansett hvilken metode du velger, får du en dialogboks der du kan be Word om å slå sammen alle poster, den gjeldende posten eller en rekke poster. Velg postene du vil skrive ut, og velg deretter OK.

Hvis du vil slå sammen et område, skriver du inn startnummeret og det endelige nummeret for postene du vil inkludere i sammenslåingen, og velger deretter OK.