Måter å holde orddokumentene organisert

Hvis du bruker mer tid på å lete etter Microsoft Word-filer enn du jobber med dokumentene dine, kan du dra nytte av organisasjonsfunksjonene Word og datamaskinen har å tilby.

Instruksjonene i denne artikkelen gjelder for Microsoft Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 og Word 2010.

Lagre alle Word-filer med miniatyrbilder

Lagring av Word-filer med et forhåndsvisningsbilde eller miniatyrbilde gjør det lettere å identifisere dokumentet du trenger uten å åpne det.

Slik lagrer du alle Word-dokumenter med forhåndsvisning eller miniatyrbilde:

1. Åpne et tomt eller eksisterende dokument i Microsoft Word, og gå deretter til filet fanen.

   

2. Plukke ut info.

   

3. Velg Eiendommer rullegardinpilen og velg Avanserte egenskaper.

   

4. på Eiendommer dialogboksen, gå til Sammendrag fanen.

   

5. Velg Lagre miniatyrbilder for alle Word-dokumenter merk av i boksen.

   

6. Plukke ut OK.

   

Oppdater Word Document Properties

Hvis du jobber med flere Word-dokumenter som har lignende navn og steder, kan du bruke funksjonen for Word-dokumentegenskaper.

1. Åpne dokumentet som du vil legge til beskrivende egenskaper, og gå deretter til filet fanen.

   

2. Plukke ut info.

   

3. Velg Eiendommer rullegardinpilen og velg Avanserte egenskaper.

   

4. på Eiendommer dialogboksen, gå til Sammendrag fanen.

   

5. Skriv inn kommentarer, nøkkelord, kategorier, en tittel og emneinformasjon for å hjelpe deg med å skille filene dine.

   

6. Plukke ut OK for å bruke endringene og lukke dialogboksen. Når det er tid for å søke, kan Word finne akkurat det du trenger.

Lag mapper på datamaskinen din og bruk dem

Sett opp en mappe for Word-dokumentene dine, og gi den navnet noe du ikke vil glemme, for eksempel MyWordDocs. Fyll den med mapper navngitt på en måte som gir mening for deg, og bruk disse mappene til å lagre og sortere Word-filene dine. Hvis du for eksempel lager ukentlige møtenotater, lager du en mappe for disse notatene og inkluderer flere mapper i den i flere måneder eller år.

Hvis du har mange år med Word-dokumenter på datamaskinen din og ikke har tid til å åpne hver og bestemme om du vil beholde den eller ikke, lager du en mappe for hvert år og flytter dokumenter til disse mappene. Dette er en god måte å lagre eldre filer til du har tid til å organisere filene på en måte som fungerer for deg.

Bruk et konsekvent filnavngivningssystem

Opprett et navnesystem for raskt å finne filene du vil ha. Det er mange måter å navngi filene dine på. Velg et navnesystem og bruk det konsekvent.

Her er noen forslag:

• Ta med dokumenttypen i filnavnet, for eksempel kontrakt, leieavtale eller nyhetsbrev. På denne måten kan du se på filnavnet for å finne en fil.
• Begynn filnavnet med klientens navn (eller mottakerens etternavn hvis dokumentene er bokstaver).
• Inkluder datoen i filnavnet.

Ta den tiden du trenger

Hvis datamaskinens harddisk har lite lagringsplass, må du ikke takle organisasjonsoppgavene dine samtidig. Del opp jobben i håndterbare biter og bruk 15 minutter om dagen på å jobbe med den.

Når du organiserer Word-filer på datamaskinen din, legger du hver fil i en av mappene du opprettet, lager en ny mappe eller sletter filer du ikke lenger trenger. Hvis du ikke er sikker på hva du skal gjøre med en fil, legger du den i en mappe med tittelen HoldUntilDate og velg en dato i fremtiden at hvis du ikke har åpnet mappen da, vil du føle deg komfortabel med å slette den.

Uansett hvilke typer mapper du lager, legg disse mappene i hovedmappen i Word, så du vet hvor du skal se.