Slik legger du til og bruker en delt postkasse i Outlook og Microsoft 365



av

Hva å vite

  • Alle som er tildelt en delt Microsoft Office 365-postkasse har tilgang til alt i den: innkommende e-post, svar, videresending osv.
  • Office 365-brukere trenger et Microsoft Exchange Online-abonnement for å få tilgang til delt e-post.
  • Du kan opprette en i administrasjonssenteret for MS 365 under Grupper> Delte postbokser. Velg Legg til en postkasse og følg trinnene derfra.

Denne artikkelen forklarer hvordan du legger til brukere i en delt Outlook-postkasse, og hvordan du bruker delte postkasser i Outlook, på nettet og fra en mobilapp.

Disse instruksjonene gjelder for Office 365 for Windows og macOS; Outlook 2019, 2016, 2013 og 2010; Outlook for iOS og Android; og Outlook på nettet.


Hvordan lage en delt postkasse i Office 365

Du kan opprette så mange delte postkasser som du trenger, men hver bruker du tilordner postkassen må ha et Microsoft 365-abonnement. Slik setter du opp en delt postkasse:

  1. Logg på Microsoft 365 administrasjonssenter ved hjelp av din globale 365-administratorkonto eller påloggingsinformasjon for Exchange-admin.

    Microsoft 365 admin center var tidligere kjent som Office 365 admin center.

  2. Plukke ut grupper > Delte postkasser i navigasjonsruten.

  3. Plukke ut Legg til en postkasse på Delte postkasser side.

  4. På Legg til en postkasse side, skriver du inn et navn for den delte postboksen i Navn feltet.

  5. Et postboksalias blir automatisk opprettet i E-post felt, men du kan endre aliaset hvis du vil. Når du har navngitt den delte postboksen, velger du Legg.

  6. Plukke ut Legg til medlemmer i denne postkassen etter Neste trinn.

  7. Plukke ut Legg til medlemmer på Legg til delte postkassemedlemmer side.

  8. Under medlemmer, merker av i boksen ved siden av hver person som vil ha tilgang til den delte postboksen. Velg når du er ferdig Spar og deretter Lukke.

    Hvis du ikke ser navnet på en person i listen, velger du Søk og skriv inn personens navn.


Slik lagrer du sendt e-post i den delte postboksen

Når en bruker sender en e-postmelding fra den delte postboksen, lagres en kopi av meldingen til brukerens Sendte elementer mappen, ikke til den delte postboksen. Hvis du vil lagre disse e-postene i den delte postboksen i stedet, må du redigere innstillingene for den delte postboksen.

Gjør følgende for å lagre sendte e-postmeldinger i den delte postkassen:

  1. Logg på Microsoft 365 administrasjonssenter og velg grupper > Delte postkasser i navigasjonsruten.

  2. Velg den delte postboksen.

  3. Plukke ut Rediger ved siden av Sendte elementer.

  4. Sett begge deler Kopier varer sendt som denne postkassen og Kopier varer sendt på vegne av denne postkassen til On, velg deretter Spar.


Slik bruker du den delte postboksen i Outlook 2016, Outlook 2013 og Outlook 2010

Når du konfigurerer den delte postkassen, trenger ikke andre brukere å gjøre noe for å vise den delte postkassen i desktopversjonen av Outlook. Den delte postboksen vises automatisk i Outlook-sidefeltet.

Gjør følgende for å sende en e-post fra den delte postkassen:

  1. Velg Hjem kategorien øverst i Outlook.

  2. Plukke ut ny epost for å opprette en ny melding.

  3. Plukke ut Fra i den nye e-postmeldingen, og velg deretter den delte postboksen.

  4. Skriv inn meldingen og velg Sende.


Hvordan få tilgang til den delte postboksen i Outlook på nettet

Hvis du vil jobbe med den delte postkassen i en nettleser, må du legge til postkassen manuelt. Gjør følgende for å legge til den delte postboksen i Outlook på nettet:

  1. Logg på Microsoft 365-kontoen din, og velg deretter Outlook app.

  2. Høyreklikk mapper (eller postkassens navn) i navigasjonsruten, og velg deretter Legg til delt mappe.

  3. Skriv inn e-postadressen til den delte postboksen i Legg til delt mappe dialogboksen, og velg deretter Legg.


Slik legger du til delte postkasser i Outlook Mobile App

Hvis du vil ha tilgang til en delt postkasse fra smarttelefonen eller nettbrettet, følger du disse trinnene:

  1. Start Outlook-appen for iOS eller Android, og logg på kontoen din.

  2. Pek Legg til konto i venstre rute, og trykk deretter på Legg til en delt postkasse. 

    Hvis du har flere Outlook-kontoer, velger du den som har tilgang til den delte postboksen. 

  3. Skriv inn e-postadressen. Når prosessen er fullført, bør du se den delte postkassen under kontoene dine i Outlook-appen.

    Hvis du vil fjerne en delt postkasse fra Outlook-appen, går du til innstillinger > kontoer, trykk deretter på den delte postkassen og velg Slett konto.

Hva er en delt postkasse i Office 365?

Hver person som er tilordnet en delt 365-postkasse i Office, har full tilgang til alle meldingene i den. Medlemsbrukere kan lese innkommende e-postmeldinger, svare på meldinger, videresende meldinger og se hvordan andre har svart.

Når et teammedlem svarer på en e-postmelding fra den delte postkassen, sendes e-posten fra den delte adressen i stedet for individets e-postadresse, slik at alles informasjon forblir konfidensiell. Når det er sagt, har delte postkasser vanligvis ikke brukernavn eller passord, noe som kan skape sikkerhetsproblemer.

Hvorfor bruke en delt postkasse?

Delte postkasser er ideelle for kundeservice eller markedsføringsavdelinger som ønsker at innkommende e-postmeldinger skal besvares av neste tilgjengelige teammedlem. Delte postkasser kommer også med en delt kontaktliste og en delt kalender, slik at medlemmer av gruppen kan opprette avtaler på et sentralt sted som alle medlemmer kan se.


Legg igjen en kommentar